Ben ik productiever als ik multitask?

Uit de dokter archieven

Door Cody Lyon

De telefoons rinkelen, je bureau ziet eruit als een brandhaard en je computerscherm heeft je net laten weten dat je nieuwe mail hebt. Uit het niets komt je baas je vragen naar dat Excel-document dat hij je had willen laten samenstellen. Plotseling word je bevangen door angst als je terugdenkt aan de vraag van die lief pratende personeelsmanager in de dagen voordat je deze nieuwe baan kreeg: Hoe zijn je multitasking vaardigheden?

Het gerucht: Mensen die multitasken zijn productiever.

De feiten zijn wat ze zijn: In veel bedrijven zijn er tegenwoordig kleinere personeelsleden die langer werken en meer en meer taken uitvoeren. Van de meeste werknemers wordt verwacht dat ze meerdere projecten tegelijk uitvoeren, met nieuwe - en vaak onverwachte - opdrachten die de hele dag door op hen afkomen. Dat heet multitasken, en het is tegenwoordig in bijna elke werkomgeving te vinden. Maar is het menselijk brein echt in staat om zich op meerdere projecten tegelijk te concentreren? Of zouden we productiever zijn als we ons op elke taak afzonderlijk zouden concentreren?

Het verdict: sommige mensen zijn productiever als ze zich op één taak tegelijk concentreren

Ik ben ervan overtuigd dat multitasking een mythe is, zegt carrière- en levenscoach Stacy S. Kim, oprichter van Life Junctions LLC. Ze is het ermee eens dat we allemaal voortdurend gebombardeerd worden met dingen die om onze aandacht vragen - dat onderbrekingen een feit zijn, en dat afleidingen zullen blijven komen, zodat het natuurlijk moeilijker wordt om je op één ding tegelijk te concentreren. Maar, zegt Kim, onderzoek toont aan dat onze hersenen niet echt in staat zijn om zich op twee dingen tegelijk te concentreren. In plaats daarvan verschuiven ze hun aandacht zo snel dat het lijkt alsof we met twee dingen tegelijk bezig zijn. Maar weet je wat? Dat is niet zo. Je kunt met iemand aan het bellen zijn, en dan een blik op je computerscherm werpen om je e-mail te checken, zegt Kim. Terwijl je praat en dan naar het scherm kijkt, schakelen de hersenen in feite in hoog tempo heen en weer.

Volgens Kim is het misschien efficiënter om je tijdmanagementpet op te zetten dan te multitasken. Haar suggestie? Concentreer je op één project tegelijk, maar gebruik een slim apparaatje dat een timer heet. Stel hem in op 20 minuten en vraag jezelf af: Wat is het juiste voor mij om nu te doen - niet wat ik zou moeten doen, maar wat juist is? zegt ze. Of dat nu het plannen van een presentatie is of het versturen van een aantal e-mails, maak een bewuste keuze over hoe je die minuten gaat besteden en zet dan de timer. Als hij afgaat, vraag je jezelf af: Heb ik mijn taak af gekregen of ben ik afgeleid? Na verloop van tijd leert u zich met deze techniek op uw taak te concentreren en krijgt u niet alleen meer gedaan in dezelfde tijd, maar zal het eindproduct ook van betere kwaliteit zijn.

New York City carrière coach Roy Cohen, auteur van The Wall Street Professional's Survival Guide, zegt dat hij werkt met klanten die elke dag geconfronteerd worden met agressieve deadlines, meerdere prioriteiten en wat hij noemt onredelijke verwachtingen - en dat dit soort eisen de aard van de huidige arbeidsmarkt zijn. Met minder werknemers om het werk gedaan te krijgen, zegt Cohen, wordt er van velen van ons verwacht dat we presteren op een niveau dat op termijn onmogelijk vol te houden is.

Dus wat moet een werknemer doen, vooral in een economie waar de werkloosheid blijft aankloppen bij miljoenen Amerikaanse werknemers? Volgens Cohen kun je prioriteiten stellen in je projecten - maar zorg ervoor dat je die projecten die je liever niet doet, niet verwaarloost, omdat dat waarschijnlijk juist de projecten zijn die belangrijk zijn voor de belangrijkste stakeholders. Zijn advies? Multitask door multilineair te zijn: Elk project heeft een begin, een midden en een eind, zegt hij. Je moet uitzoeken hoe je nieuwe projecten kunt beginnen terwijl je andere beheert en afrondt.

Om dit te bereiken, stelt Cohen voor een spreadsheet te maken om de status van elk project bij te houden. Op die manier, zegt hij, kunt u zien wat er nu moet gebeuren en wat u kunt uitstellen. Het is een doorlopend, real time, betrouwbaar systeem. Het doel? Elk project vooruit te helpen tot je een punt bereikt waarop je het even aan de kant kunt zetten - op dat moment begin je aan een nieuw project.

Sommige deskundigen nemen een meer harde-liefde benadering; zij zeggen dat multitasking is levend en wel en zeer doenbaar, en dat het echt meer een kwestie van hoe u uw energie. Mental Toughness Coach Steve Siebold, auteur van 177 Mental Toughness Secrets of the World Class, zegt dat er zeker mensen zijn die zeggen dat ze zich maar op één taak tegelijk kunnen concentreren. Maar hij noemt dat niet meer dan een excuus.

Zou u Barack Obama vertellen dat hij zich maar op één taak tegelijk kan concentreren? vraagt Siebold. Dan zou er nooit iets gedaan worden. Het geheim van multitasken, zegt hij, is te bepalen hoeveel mentale energie je nodig hebt voor elke taak.

Laten we zeggen dat we allemaal honderd eenheden mentale energie hebben om op elk moment taken uit te voeren, zegt hij. Je schoenen strikken vergt misschien maar één eenheid, terwijl autorijden misschien dertig eenheden vergt. Een potje competitief schaken of een moeilijk probleem proberen op te lossen kan alle honderd eenheden vereisen. Hoe belangrijker de taak, zegt hij, des te meer eenheden mentale energie moeten worden gericht op het - iets om in gedachten te houden de volgende keer dat je wordt geconfronteerd met veel te doen in een keer.