6 tips voor beter tijdbeheer

Leer hoe je tijd maakt om de rozen te ruiken.

Geschreven door John Casey Medisch beoordeeld door Louise Chang, MD Van de dokter Archief

De eenvoudige, onaangename waarheid is dat we waarschijnlijk drukker dan we ooit zijn geweest. Ondanks het feit dat weinig wetenschap dit idee ondersteunt, is het anekdotisch bewijs overweldigend.

"Je ziet het overal om ons heen," zegt Jana Jasper, een productiviteitsexpert uit New York en auteur van Take Back Your Time. "Mensen praten te snel. We hebben altijd haast. We beginnen dingen en maken ze niet af en worden voortdurend opgejaagd door het idee dat we iets zijn vergeten te doen, maar we weten niet zeker wat dat is."

Dat mensen die overspoeld worden door arbeids- en tijdbesparende apparaten, van robotstofzuigers tot magnetrons en computers, zich zo vaak zo lastig zouden voelen, lijkt contra-intuïtief. Maar wat technologie geeft, neemt het ook weg.

"Naarmate het aantal tijdbesparende apparaten en producten om ons leven gemakkelijker te maken is toegenomen, hebben we manieren gevonden om de tijd te vullen," zegt Tracy Lyn Moland een adviseur voor tijdmanagement en auteur van Mom Management, Managing Mom Before Everybody Else. En een chronisch gebrek aan tijd leidt tot stress.

Maar de time-management experts die we spraken zeggen allemaal dat het mogelijk is om stress te verminderen. Zie het als het toevoegen van een extra uur aan je dag door middel van time-management technieken.

Iets simpels als "weten waar je sleutels zijn in de ochtend, weten waar het bibliotheekboek of huiswerk van je kind is, zal veel stress verminderen", zegt Moland. Ze heeft een aantal timemanagementtips.

Maak een tijdschema

Neem een week de tijd en stippel uit wat je elke dag doet. Wees eerlijk. Als je elke week 25 uur tv kijkt, schrijf dat dan op.

"Dit is een pijnlijk ontwaken voor de meeste mensen," zegt Jana Jasper. "Je moet alles opnemen --- gymtijd, eten, autorijden, wekelijkse vergaderingen, alles. Het kan verontrustend zijn om te zien hoe weinig ongestructureerde tijd we onszelf toestaan. Maar het is moeilijk om intelligente beslissingen te nemen om je tijd effectiever te gebruiken als je niet weet wat je nu met je tijd doet."

Leer "Nee" te zeggen

Zet je mobiele telefoon en pieper uit. Als iemand je vraagt iets te doen waar je echt geen tijd voor hebt, zeg dat dan, beleefd, maar krachtig. En sta jezelf niet toe je schuldig te voelen.

"Een van de redenen waarom we het steeds zo druk hebben, is dat we slechter zijn in het stellen van persoonlijke grenzen rond wat we 'nee' zeggen", zegt Jana Kemp, oprichter en voorzitter van Meeting & Management Essentials, een adviesbureau voor tijdbeheer in Boise, Idaho.

Een deel van het afnemen van dingen, is focussen op je doelen, legt Kemp uit. Uw tijdsagenda kan daarbij helpen. Zodra je tijd hebt geblokkeerd voor belangrijke, maar vaak niet geplande activiteiten, teken je alleen voor die dingen die belangrijk zijn, familie, vrienden en gezondheid. Als je eenmaal precies weet waar je tijd voor hebt, is het gemakkelijker om dingen af te wijzen die niet in je prioriteiten passen.

Tijdgebonden, To-Do Lijst

"Maak een to-do-lijst waarin staat hoeveel tijd je aan elk item op de lijst besteedt," zegt Moland. Lijstjes zijn altijd nuttig, maar als je erbij zet hoeveel tijd elke taak in beslag neemt, helpt dat bij het stellen van prioriteiten. Als je taken prioriteert, concentreer je je natuurlijk op de taken die je onmiddellijk kunt uitvoeren.

Laat uw computer helpen

Technologie hielp je in de tijd te binden in de eerste plaats, dus gebruik het om u te helpen eruit te komen. Probeer enkele van de vele programma's voor persoonlijke planning waarmee u een agenda, "to-do"-lijsten en telefoon- en adresboeken op uw computer kunt bijhouden.

"Het is niet meer genoeg om efficiënt te zijn," zei Jasper. "Het doel is hier om de technologie te gebruiken om van al het papier in je leven af te komen. Ik kan niet genoeg benadrukken hoe belangrijk dit is."

Veel van het organiseren, zeggen deze experts, komt voort uit het stroomlijnen van je leven. Hoe meer rommel je in je leven hebt - telefoonnummers op velletjes papier, visitekaartjes in notitieboekjes, een bureau vol met agenda's en lijstjes - hoe groter de kans dat je tijd verliest met je pogingen om georganiseerd te blijven,

Multitask

Is er tegenwoordig een veel te veel gebruikt modewoord? We combineren allemaal voortdurend verschillende activiteiten. Sommige multitasking is gevaarlijk. Als je tijdens het rijden telefoneert, stijgt de kans dat je bij een verkeersongeval betrokken raakt dramatisch. Dat gezegd zijnde, veel activiteiten kunnen effectief en veilig worden gecombineerd. Luister naar boeken op tape tijdens het woon-werkverkeer. Betaal je rekeningen als je televisie kijkt.

"Vrouwen kunnen beter multitasken dan mannen", aldus Moland. "Zelfs als beide partners voltijds werken, kan de vrouw meestal nog denken aan de planning van de kinderen, het huis, de maaltijden. Mannen kunnen zich beter concentreren op één taak tegelijk -- en daar kunnen vrouwen soms van leren."

Wees geen perfectionist

Er is niets mis met gewoon zijn. Perfectionisme, ook wel bekend als overdreven aandacht voor elk detail, belangrijk of niet, is een soort uitstelgedrag.

"Stel rationele doelen voor jezelf," zegt Jasper. "Het is prima om ernaar te streven je best te doen. Het is contraproductief om te proberen de allerbeste te zijn."

Onhaalbare verwachtingen stellen aan jezelf voegt alleen maar stress toe aan je leven, legt Kemp uit.

Beloon jezelf

Laat tenslotte geen enkele vooruitgang, hoe klein ook, onbeloond.

"Gebruik je tijdsdagboek om beslissingen te nemen over hoe je je tijd beter wilt indelen," aldus Jasper. "Als je vooruitgang boekt in het stellen van prioriteiten en het zeggen van 'nee', laat jezelf daar dan van genieten. Het hoeft geen grote beloning te zijn, misschien kan het zo simpel zijn als wat tijd voor jezelf doorbrengen of een massage krijgen. Het is belangrijk om je succes te erkennen en ervan te genieten."